Checklist per pianificare e controllare il tuo evento aziendale

Introduzione

Se stai organizzando un evento aziendale, alcuni pezzi rischiano spesso di restare aperti troppo a lungo: obiettivo, budget, location, fornitori, tempi, flusso della giornata, allestimenti e responsabilita'. Non perche' non contino, ma perche' in azienda ognuno ha gia' il proprio lavoro da seguire.

Il punto e' che se l'organizzazione resta sulle spalle di una persona che deve fare anche altro, di solito succedono tre cose: perdi tempo a rincorrere, ti ritrovi con soluzioni deboli oppure arrivi all'ultimo ad accontentarti.

Questa checklist serve proprio a quello: capire in pochi minuti se il tuo evento aziendale e' davvero sotto controllo oppure no.

1 Obiettivo dell'evento

Prima di parlare di location, allestimenti o fornitori, devi capire bene cosa deve fare quell'evento. Non basta che venga bene. Deve avere una funzione precisa.

• So cosa deve trasmettere questo evento, non solo come deve apparire
• So cosa voglio che gli invitati si portino dietro dopo
• So se l'evento deve soprattutto coinvolgere, presentare, celebrare, vendere o creare memoria

Punto chiave: se non e' chiaro l'obiettivo, location, fornitori e allestimenti rischiano di essere scelte scollegate.

2 Location, fornitori e vincoli

La location non e' uno sfondo neutro. Insieme ai fornitori, ai tempi e ai vincoli tecnici determina buona parte della riuscita dell'evento.

• La location e' stata valutata davvero, non solo immaginata
• Ho chiari vincoli, accessi, tempi di montaggio e necessita' tecniche
• So quali fornitori servono e chi li coordina
• Ho gia' capito quali criticita' potrebbero creare problemi il giorno dell'evento

Punto chiave: una buona organizzazione parte dal contesto reale, non da un'idea lasciata in sospeso.

3 Tempo, responsabilita' e margine operativo

Qui di solito si gioca la differenza tra una cosa fatta bene e una cosa fatta di corsa.

• So quanto tempo ho davvero da qui all'evento
• So chi sta seguendo ogni parte dell'organizzazione
• Non dovro' rincorrere piu' persone per chiudere conferme, materiali o fornitori
• Se qualcosa cambia, esiste gia' un margine o un piano B

Punto chiave: piu' aspetti, meno margine hai per fare una cosa che regga davvero.

4 Esperienza e memoria

La domanda non e' solo viene bene. La domanda giusta e': chi partecipa si ricordera' qualcosa di questo evento?

• L'evento non e' solo corretto, ma ha un senso per chi partecipa
• C'e' un momento, un messaggio o un elemento che puo' farsi ricordare
• Allestimenti, ritmo e comunicazione sono coerenti con il tono dell'evento
• Se qualcuno entra nello spazio, capisce subito che non e' una cosa improvvisata

Punto chiave: se l'evento non lascia niente, rischia di spegnersi appena finisce.

5 Chiusura e prossimo passo

Fai una verifica semplice.

Se hai risposto no, non ancora o non lo so a piu' di 3 punti, probabilmente non ti manca un'altra idea. Ti manca qualcuno che metta ordine, coordini le parti e chiuda bene il perimetro dell'evento.

Se invece hai quasi tutto a posto ma senti che serve confermare la direzione, allora il punto non e' rifare tutto. E' capire subito cosa regge, cosa manca e cosa va coordinato meglio.

Punto chiave: non aspettare di vedere il problema quando sei gia' troppo vicino all'evento.

Conclusione

Se questa checklist ti ha fatto capire che ci sono ancora punti aperti, il passo piu' utile non e' aggiungere teoria. Il passo utile e' guardare obiettivo, tempi, location, fornitori e gestione, poi chiudere una soluzione che tolga peso all'azienda e renda l'evento memorabile.